Panduan Pengisian PDSS SMK/MAK Pengisian Data Siswa

VI. Pengisian Data Siswa

Pengisian data siswa hanya dapat dilakukan jika kelasnya sudah didaftarkan. Berikut beberapa aturan untuk pengisian data siswa:

1. Seorang siswa hanya boleh memiliki satu NISN

2. NISN siswa harus unik dan sudah terdaftar di PDSP. Segera lakukan pendaftaran NISN siswa yang belum terdaftar di PDSP agar datanya bisa diisikan di PDSS

3. Pengisian data siswa calon lulusan HARUS dimulai dari Tingkat X

4. Pengisian data siswa Tingkat XI/XII akan divalidasi terhadap data siswa Tingkat X. Jika dataUntuk siswa kelas XI/XII belum terdaftar di kelas X karena alasan tertentu (misalnya karena siswa pindahan), maka data siswa HANYA dapat ditambahkan melalui fitur penambahan data siswa perorangan

5. Untuk sebuah NISN siswa yang valid, jika ada perbedaan nama siswa yang diisikan sekolah dengan nama siswa nama siswa pada sistem PDSP, aplikasi akan meminta konfirmasi dari sekolah

Ada 3 (tiga) cara mengisi data siswa:

1. Mengisi data seorang siswa melalui form isian

2. Mengisi data sejumlah siswa melalui file xls

3. Mengisi data siswa dari data tingkat sebelumnya

6.1 Mengisi Data Seorang Siswa

Berikut adalah langkah untuk mengisi data seorang siswa:

1. Pada tampilan berikut ini, klik tombol Tambah Siswa. Form isian nama siswa dan NISN akan tampil, isikan nama siswa dan NISN. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data siswa. Pastikan agar NISN yang diisikan belum pernah digunakan oleh siswa lain di sekolah, karena sistem tidak akan menyimpan data siswa yang baru diisikan (proses tambah siswa batal)..

2. Sistem akan memeriksa validitas NISN ke PDSP, dan jika NISN belum terdaftar di PDSP, akan muncul pesan kesalahan seperti pada tampilan berikut:

Perbaiki NISN dengan NISN yang valid, kemudian klik tombol Simpan.

3. Sistem akan memeriksa nama siswa yang diisikan dalam daftar kelas di Tingkat X. Jika siswa tersebut belum terdaftar di salah satu kelas di Tingkat X, akan muncul pesan kesalahan seperti pada tampilan berikut:

4. Untuk NISN yang diisikan, ika ada perbedaan nama siswa yang diisikan dengan nama yang terdaftar di PDSP, akan muncul pesan kesalahan seperti pada tampilan di bawah ini. Silakan sekolah menghubungi PDSP.

6.2 Mengisi Data Siswa per Kelas

Data seluruh siswa pada sebuah kelas, dapat sekaligus diisikan pada sistem dengan fasilitas Unggah Daftar Siswa. Berikut adalah langkah untuk mengunggah daftar siswa:

1. Pada tampilan berikut, klik tombol Unggah Daftar Siswa

2. Pada layar akan tampil seperti di bawah ini, lalu, klik tombol Unduh Template pada untuk mengunduh template file daftar siswa.

3. Isi file template dengan daftar nama siswa untuk kelas tersebut. Jika file sudah siap diunggah. Klik tombol Browse.. untuk mengunggah file, lalu klik tombol Simpan Daftar Siswa

Contoh hasil unggah file daftar siswa dapat dilihat pada tampilan berikut:

Sistem akan memeriksa validitas NISN semua siswa dengan memeriksa satu persatu siswa dengan cara yang sama pada bagian 6.2.

6.3 Mengisi Data Siswa dari Data Siswa Tahun Sebelumnya

Fasilitas ini disediakan agar sekolah menyalin (meng-copi) data siswa dari tingkat X ke data siswa tingkat XI dan XII, atau dari tingkat XI ke tingkat XII. Sekolah disarankan untuk menggunakan fasilitas untuk menjamin bahwa siswa calon lulusan (tingkat XII) sudah terdaftar di tingkat X. Sistem akan menvalidasi siswa calon lulusan berdasarkan data siswa yang sudah terdaftar di tingkat X.

Pengambilan data siswa dari data siswa tahun sebelumnya dapat dilakukan untuk Tingkat X (untuk kasus siswa yang tidak naik kelas), untuk Tingkat XI atau untuk Tingkat XII, selama data siswa tahun sebelumnya sudah diisikan (didaftarkan). Misalnya, siswa Tingkat X Tahun Ajaran 2013/14 yang naik ke Tingkat XI Tahun Ajaran 2014/15, atau siswa Tingkat XI Tahun Ajaran 2014/15 yang naik ke Tingkat XII pada Tahun Ajaran 2015/16.

Sebagai contoh, data siswa yang diisikan pada kelas XII-IPA-1 Tahun Ajaran 2015/16 diambil dari data siswa pada Tingkat XI Tahun Ajaran 2014/15. Pada tampilan berikut, klik tombol Pilih dari Kelas Sebelumnya (pada gambar diberi kotak merah):

Selanjutnya, pada tampilan tab Siswa Naik Kelas berikut ini, pilih siswa yang akan diisikan ke kelas XII-IPA-1 dengan memberikan tanda ceklis pada siswa. Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

Atau, data siswa dapat dipilih dari Tab Siswa Tidak Naik Kelas dengan memberikan tanda ceklis pada siswa yang ingin dipilih. Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

6.4 Mengubah Data Siswa

Untuk mengubah data seorang siswa, klik tombol Ubah pada baris nama siswa yang ingin diubah seperti pada tampilan berikut (pada gambar diberi kotak merah):

Ubah data siswa dengan mengisi Nama Siswa dan NISN, lalu klik tombol Simpan seperti pada tampilan berikut:

Periksa kembali apakah NISN dan Nama Siswa yang muncul sesuai dengan yang diisikan.

6.5 Menghapus Data Siswa

Siswa hanya dapat dihapus jika belum memiliki nilai yang sudah diverifikasi. Pada tampilan daftar siswa berikut, klik tombol Hapus (pada gambar yang diberi kotak merah)

Pada layar akan tampil pesan konfirmasi penghapusan data siswa. Jika yakin akan dihapus, klik tombol Hapus Siswa. Klik tombol Batal untuk membatalkan.

Jika penghapusan data berhasil, akan muncul tampilan berikut:

Bagikan Artikel ini